1 – ANTICIPER LE CONGRÈS

Avant toute chose, il est nécessaire, primordial et même vital de tout anticiper si vous souhaitez que votre événement et sa mise en place se déroulent dans les meilleures conditions possibles. Car plus le cahier des charges est précis, et plus il compliqué d’y répondre en un court laps de temps… C’est pourquoi il faut s’y prendre en avance !

Disponibilité des salles, des hôtels (et donc savoir rapidement le nombre de participants), disponibilité des intervenants et/ou artistes… Il est important de statuer sur ce genre de chose le plus tôt possible pour justement avoir du temps pour se positionner, puis pour travailler le contenu et informer correctement les futurs visiteurs

Petit plus : anticiper permet aussi à tout le monde d’être plus confiant et serein et ça… c’est vraiment cool !

2 – CHOISIR UN LIEU

La sélection des espaces adapté à votre congrès est très importante. Le type de lieu est à choisir avec attention en fonction de votre événement et du nombre de personnes attendues ; salle de réception, parc des expositions, palais des congrès… l’offre est variée mais la sélection doit être intelligente! Son agencement et le nombre de salles de sous-commission et espaces de restauration présents dans ce lieu sont aussi à prendre en compte en fonction des besoins.

L’emplacement du site est lui aussi primordial. Son accès doit être simple, en voiture mais aussi (et surtout) en transports en commun. Avoir un super lieu, mais loin de tout et difficilement accessible agacera voire découragera plus d’un participant!

Choisir votre lieu en fonction de tous ces éléments vous permettra, dès le début, d’éviter les soucis d’organisation, des dépenses inutiles et de gagner en efficacité (et c’est un peu ce qu’on recherche tout le temps! ) …

3 – S’ENTOURER D’UNE BONNE ÉQUIPE

Un congrès est un événement de grande envergure, il est alors judicieux de s’entourer d’une équipe motivée! Dans cette équipe, il est important que chacun connaisse son rôle, ses missions et impératifs et qu’il s’y tienne! Cela évitera les confusions, les tâches faites en double ou triple et au final une vraie perte de temps!

Pour cela, utilisez un rétro-planning! Un outil de gestion de projets peut-être aussi une bonne idée! Cela vous permettra d’avoir une visibilité sur le déroulé de l’organisation de l’événement et sur toutes les ressources nécessaires (matérielles et humaines) pour la bonne mise en œuvre du projet. Votre chef de projet MWT est là pour veiller à la bonne organisation logistique autant en amont que durant l’événement. Notre métier est de vous accompagner et ne pas vous lâcher!

4 – AVOIR UNE SITE WEB DÉDIÉ À L’ÉVÉNEMENT

Avoir un site rien que pour votre événement vous permettra de regrouper toutes les informations essentielles et de proposer des contenus exclusifs pour inciter les visiteurs (du site ) à s’inscrire.

Car oui, qui dit site web dit ✨plateforme d’inscription✨. Après avoir convaincu les potentiels visiteurs (du congrès cette fois) grâce à différents contenus en tout genre (photos et illustrations, vidéos, infographies, présentation du programme), il ne leur restera qu’une chose à faire : s’inscrire ! Votre agence MWT Meetings est là pour vous accompagner sur ce sujet. Avec notre plateforme d’inscription personnalisable à votre événement, nous sommes en mesure de gérer mêmes les événements les plus complexes!

5 – COMMUNIQUER AUTOUR DE L’ÉVÉNEMENT

Pour un congrès, des invitations seront envoyées à votre base de données, mais il ne faut pas oublier les VIPs, élus et personnalités de votre domaine… Pour un événement public d’envergure, il est indispensable d’avoir une stratégie de communication bien définie.

Pour ce faire, différents supports de communication sont envisageables en fonction de votre budget :

  • les réseaux sociaux (évidemment)! Créez des pages et des profils spécialement pour l’événement, cela vous permettra d’atteindre plus facilement votre cible et de communiquer de manière plus simple avec votre audience. Vous gagnerez aussi en visibilité et si ce n’est toujours pas assez à votre goût, les posts sponsorisés peuvent être aussi une solution ☺️.
  • les médias et la presse, à adopter ou non en fonction de votre cible avec l’envoi d’un communiqué de presse contenant toutes les informations de votre événement (thème, date, heure, endroit, accès…). Mais surtout, après votre événement d’un reporting mentionnant son énorme succès!
  • si cet événement est récurrent et que vous disposez d’une base de données vérifiées, une opération d’e-mailing sera le canal approprié pour l’envoi d’invitations à un public plus large. Les congressistes pourront aussi recevoir relances, rappels et badges et programmes personnalisés sur leur email.

6 – DÉCORER ET CHARTER AUX COULEURS DE L’ÉVÉNEMENT

Un univers graphique et une décoration propre à votre event est essentiel! Cela permettra de faire adhérer les participants à l’univers de l’entreprise dès l’envoi des invitations. La charte graphique sera partout! Site wab, plaquettes, signalétique, espace scénique! Dynamiser votre comm’ avec une charte d’event plus créative que votre logo hyper institutionnel. Faites-vous plaisir et pour cela nos graphistes vous accompagneront! Tant qu’à la déco, sa place est essentielle car les visiteurs la remarqueront dès leur arrivée et permettra une immersion singulière dans l’univers voulu…

Pour décorer un lieu réceptif en véritable vitrine de votre événement, rien de mieux que de jongler entre les couleurs, les matières, les accessoires, le son et les lumières! Plus l’ambiance et la décoration seront travaillées, plus les esprits seront marqués et les messages passés !

Petit plus : la tendance actuelle est au vert et à la responsabilité environnementale, alors exit les éclairages à forte consommation, le plastique, le neuf… On passe aux ampoules LED, on privilégie le carton et on pense à la récup et aux objets recyclés !

7 – AVOIR DES INTERVENANTS QUALIFIÉS

Les intervenants, s’ils sont bien choisis, seront une valeur ajoutée à votre événement. Ils permettront de donner du poids à vos messages et pourront être un facteur décisionnel pour le public visé. Choisir des intervenants connus et reconnus donnera une crédibilité au sujet, et deviendra vite l’intérêt principal des visiteurs.

Dans le top des intervenants marquants : les sportifs de haut niveau (pour des sujets autour du dépassement de soi), les philosophes (pour éclairer d’un oeil différents les sujets sociétaux ou environnementaux), les spécialistes du développement personnel (pour un coup de boost et d’optimisme!)…

Notre catalogue de conférenciers et intervenants vous attend chez MWT Meetings.

8 – NE PAS OUBLIER UNE ANIMATION (artistique ou plénière)

Pour rendre la manifestation interactive et attractive, vous pouvez envisager plusieurs types d’animations :

  • des quizz ou sondages via une application/mobile pour gagner en engagement et recueillir les impressions en direct (quiz, nuages de mots, Questions/Réponses en direct, …)
  • des stands photos/vidéos, une captation de l’ensembel de la manifestationen mode reportage… Ce contenu pourra être exploitable après la manifestation et ainsi faire vivre votre congrès sur le long terme.
  • des animations artistiques pour remercier et divertir les congressistes.

Différentes approches peuvent être intéressantes et convaincantes! avec toujours la possibilité d’accrocher à votre message et de personnaliser l’intervention! Grande illusion, comique en vogue ou spectacle whaou!
Demandez le programme @MWTMeetings

9 – AVOIR UN TRAITEUR DE QUALITÉ

Une restauration de grande qualité rentre de plus en plus dans les exigences des participants et représente aujourd’hui un facteur important à prendre en compte dans l’organisation de vos événements.

Choisir un traiteur de qualité vous permettra de gagner du temps et de vous concentrer sur l’essentiel même de votre manifestation. En plus de concocter les coffre-break, les cocktails ou dîners de gala, le traiteur sera accompagné d’une équipe de choc pour dresser et décorer les tables comme convenu sur le dossier technique et encore avec les décorateurs et/ou fleuristes.

10 – REPARTIR AVEC UN CADEAU

Que serait un congrès sans cadeau de bienvenue ou de fin d’événement  ?

Si la taille ou la valeur des cadeaux n’ont pas vraiment d’importance lors de ces manifestations, ce petit geste reste tout de même très apprécié des participants!

Optez pour des objets personnalisés avec le nom de l’événement, la date ou le logo, ou alors des objets en rapport direct avec votre événement… Quoi qu’il en soit, ce sera un moyen efficace pour les visiteurs de se rappeler de votre congrès et de donner envie à de futurs visiteurs, qui sait?

On reste là également vertueux! Tote-bags en plastique recyclé, goodies écolos et/ou made in France, clin d’oeil gourmand de la région d’accueil… la liste est inépuisable! Appelez-nous

Si jamais quelques questions subsistent, toute l’équipe de MWT reste disponible et se fera un plaisir de vous aider pour vos futurs projets ☺️

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